Privacybeleid - verwerkingsovereenkomst

Privacybeleid Q-Top

Versie 1.0

Deze pagina is voor het laatst aangepast op 17/08/2020

Wij zijn er ons van bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op dezepagina laten we u weten, welke gegevens we verzamelen wanneer u één of meerdere van onze producten consulteert, gebruikt en / of test, waaromwe deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren. Zo begrijpt u precies hoe wij werken.

Dit privacybeleid is van toepassing op de diensten van Q-Top, eigenaar van de KineQuick producten. U dient zich ervan bewust te zijn dat Q-Top niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan het privacybeleid te accepteren.

Q-Top respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld en opgeslagen volgens de GDPR-wetgevingdie in werking is getreden op 25 mei 2018.

Ons gebruik van verzamelde gegevens

Gebruik van onze diensten

Wanneer u zich aanmeldt voor één of meerdere van onze diensten vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. U aanvaardt hiermee de algemene voorwaarden ter zake en u geeft aan Q-Top de toestemming om persoonlijke en andere gegevens te verwerken die nodig zijn voor het beheer en de uitvoering van de producten en diensten die u van ons gebruikt.

Q-Top heeft de nodige organisatorische en technische maatregelen getroffen om de integriteit en vertrouwelijkheid van de gegevens die we verzamelen te vrijwaren. Deze maatregelen stemmen overeen met de aard van de persoonsgegevens en zijn evenredig met de mogelijke ernst van het risico. Het risico op accidentele of ongeoorloofde vernietiging, verlies, wijziging of toegang tot, en enige andere ongeoorloofde verwerking van de gegevens is tot een minimum beperkt.

Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonsgegevens waarover wij beschikken en in geen geval doorverkopen aan derde partijen.

Verder houden we enkel de gegevens bij die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst en de communicatie ivm de producten en/of diensten die u bij ons onderschreven heeft.

De gegevens worden enkel voor deze doelen verwerkt.

Communicatie

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Q-Top of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken en in geen geval doorverkopen aan derde partijen partijen.

Bekomen van de gegevens

Deze gegevens worden deels door u, de betrokkene, zelf aangeleverd bij onderschrijving van een overeenkomst hetzij wanneer u interesse toont in één of meerdere van onze producten en/of diensten en hieromtrent meer informatie vraagt.

De overige gegevens worden door ons zelf gegenereerd en op vertrouwelijke wijze geleverd aan de klanten.

Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen.

Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandtjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van Q-Top of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot websiteactiviteit en internetgebruik.

Doeleinden

We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacybeleid tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen.

Derden

De informatie wordt niet met derden gedeeld tenzij wettelijk verplicht. In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

Toegang tot uw gegevens

Enkel de werknemers van Q-Top, en dan nog enkel de mensen die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken kunnen de gegevens verwerken.

Veranderingen

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring opnieuw te raadplegen.

Rechten

Wij bieden alle bezoekers de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op dit moment aan ons is verstrekt, tenminste voor die gegevens waardoor Q-Top verwerkingsverantwoordelijke is.

Aanpassen/uitschrijven communicatie

Als u uw gegevens aan wilt passen of uzelf uit onze bestanden wilt laten halen, kunt u contact met ons opnemen via het nummer +32 11 39 85 50. Zie ook onderstaande contactgegevens indien u dit op een andere manier wenst te doen.

Cookies uitzetten

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser. We verwijzen u hiervoor naar ons cookie-beleid.

Vragen en feedback

We controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen of opmerkingen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen: Q-Top bvba, DPO, Kiezelweg 6, 3530 Houthalen-Helchteren, +32 11 39 85 50, gdpr@qtop.be.

Addendum Algemene voorwaarden

Beheer van de contactgegevens klanten

Q-Top verwerkt de contactgegevens van zijn klanten en andere gegevens die nodig zijn voor de administratie en het beheer van de producten en diensten die het aan zijn klanten licentieert en/of verhuurt.

Het betreft hier:

Naam, voornaam
Bedrijfsnaam
Adres
Contactgegevens
- Tel / Fax
- GSM
- E-mail
Taal
Riziv nummer – in voorkomend geval
KBO
IBAN
Licentie-gegevens

De gegevens worden niet langer bijgehouden dan strikt noodzakelijk voor de gespecifieerde doeleinden.

Q-Top zal deze data enkel gebruiken voor het beheer van de producten en diensten die het aan zijn klanten aanbiedt.

De klanten dienen Q-Top onmiddellijk op de hoogte brengen omtrent iedere wijziging van naam, benaming, adres en/of contactgegevens.

Q-Top heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen geimplementeerd ten einde de integriteit en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens van zijn klanten te vrijwaren.

Beveiliging

Elke partij dient passende technische en organisatorische maatregelen te nemen in overeenstemming met de gangbare goede praktijken in de sector ten einde de vertrouwelijkheid, integriteit alsook de beschikbaarheid van gegevens en systemen voor de uitvoering van de diensten te beschermen. Deze maatregelen moeten een op het risico afgestemd beveilingsniveua waarborgen en beschermen tegen, al dan niet opzettelijk, verlies en/of vernietiging van de gegevens alsook onrechtmatige verwerking.

Vertrouwelijkheid van de gegevens

De partijen verbinden zich ertoe geen vertrouwelijke informatie waartoe zij krachtens deze overeenkomst toegang hebben aan derde partijen mee te delen, deze informatie niet voor andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van de overeenkomst en dergelijke informatie alleen mee te delen aan werknemers, aangestelden en vertegenwoordigers voor zover dit voor de uitvoering van deze overeenkomst nodig is en op voorwaarde dat dergelijke partijen gebonden zijn door verplichtingen tot geheimhouding die in wezen vergelijkbaar zijn met de bepalingen van deze overeenkomst.

Glossarium

AVG: Algemene verordening gegevensbescherming
Verwerkingverantwoordelijke: degene die beslist over het doel en de middelen voor de verwerking en die de verwerker aanstelt en instrueert om volgens zijn regels de verwerking van persoonsgegevens uit te voeren.
Verwerker: degene die de gegevens volgens de instructies van de verantwoordelijke verwerkt. In dit geval: Q-Top bvba, Kiezelweg 6, 3530 Houthalen-Helchteren, België.
Betrokkene: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, in deze de patiënten van de verwerkingsverantwoordelijke.
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals omschreven in artikel 4, sub 1 Avg, die Data processor in het kader van de uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst verwerkt

Verwerkingsovereenkomst

Art. 1 - Verwerking en doeleinden

Persoonsgegevens kunnen mits gebruik van de door Q-Top aangeboden eindgebruiker applicaties, welke exclusief samenwerken met de door ons aangeboden diensten, verwerkt worden voor de volgende doeleinden:

Patiëntadministratie
Registratie van de zorg vraag, status, evaluatie, metingen, beoordeling
Registratie van een zorg plan
Plannen van de prestaties
Registratie van de prestaties
Registratie en opvolging van de verleende zorg
Rapportering van de zorg
Attestering van de verleende zorg
Voldoen aan de wet- en regelgeving
Continue verbetering van de diensten

De persoonsgegevens welke kunnen verwerkt worden handelen onder meer over:

NAW gegevens (Naam-adres-woonplaats)
Contactgegevens
Geboortedatum
INSZ
Foto
Familiale situatie
Beroeps situatie
Huisdokter - specialisten
Mutualiteit alsook inschrijvingsnummer
CG1/CG2
Medische status en evolutie
Zorg vraag
Gepresteerde zorg

De persoonsgegevens worden door de verwerker binnen de EU verwerkt.

Art. 2 - Categorieën betrokkenen en gegevensverwerking

De verschillende categorieën betrokken welke verwerkt worden mits gebruik van de aangeboden eindgebruiker applicaties en gebruik van de aangeboden diensten:

Therapeutgegevens
Patiëntgegevens

Art. 3 - Toestemming voor de verwerking, instructies

De verwerkingsverantwoordelijke geeft middels deze overeenkomst expliciet toestemming en instructies aan Q-Top, de verwerker, om de gegevens van zijn betrokkenen te verwerken in overeenstemming met de bepalingen in deze overeenkomst.

Art. 4 - Vertrouwelijkheid – geheimhouding

Q-Top waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid persoonsgegevens verwerken geheimhoudingsplicht mbt de inhoud alsook de verwerking van deze persoonsgegevens hebben.

Q-Top is gerechtigd de persoonsgegevens te verstrekken aan derden, indien en voor zover verstrekking noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift of op basis van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.

Art. 5 - Technische en organisatorische maatregelen

Q-Top heeft passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om persoonsgegevens te beschermen. Tijdens de duur van deze overeenkomst, zal Q-Top op verzoek van de klant binnen een redelijke termijn een actuele beschrijving van de geïmplementeerde technische en organisatorische beschermingsmaatregelen aan de klant bezorgen.

Bij het treffen van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen is er rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en de context van de verwerkingen, de doeleinden en het beoogd gebruik van de producten en diensten, de verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van de betrokkene die hij gezien het beoogd gebruik van zijn producten en diensten mocht verwachten.

Beveilingsmaatregelen omvatten ondermeer (niet limitatieve lijst):

Consequent installeren van updates na evaluatie en beoordeling
Bescherming tegen virussen, malware, enz.
Bescherming tegen ‘brute force’ aanvallen
Monitoringtools, IDS
Firewalls
ACL’s
Beveiligde verbindingen
Enkel systeem waarvoor er een praktische of directe noodzaak is worden direct verbonden met het internet
...

Art. 6 - Subverwerkers

De verwerkingsverantwoordelijke geeft toestemming aan Q-Top, de verwerker, om andere subverwerkers in te schakelen ter uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de overeenkomst.

Q-Top draagt er zorg voor dat de door hem ingeschakelde derde partijen zich aan eenzelfde beveiligingsniveau verplichten ten aanzien van de bescherming van de persoonsgegevens als het beveiligingsniveau waaraan Q-Top jegens de verwerkingsverantwoordelijke is gebonden op grond van deze verwerkingsovereenkomst.

Elke dergelijke subverwerker aan wie Q-Top persoonsgegevens doorgeeft zal alleen persoonsgegevens mogen verkrijgen om de diensten te verstrekken die Q-Top eraan heeft toevertrouwd en zal dergelijke persoonsgegevens voor geen andere doeleinden mogen gebruiken.

Art. 7 - Rechten betrokkenen

Q-Top zal, waar mogelijk, zijn medewerking verlenen aan redelijke verzoeken van de verwerkingsverantwoordelijke die verband houden met door de betrokkene, bij de verwerkingsverantwoordelijke, ingeroepen rechten van betrokkenen. Indien Q-Top direct door een betrokkene wordt benaderd, zal hij deze waar mogelijk doorverwijzen naar de verwerkingsverantwoordelijke.

Q-Top heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in rekening te brengen bij de verwerlingsverantwoordelijke.

Art. 8 - Datalekken – DPIA

Bij een datalek, ongeacht de oorzaak, zal Q-Top de klant onverwijld nadat ze kennis gekregen heeft van dergelijk datalek op de hoogte brengen. Beide partijen gaan ermee akkoord om volledig mee te werken aan dergelijk onderzoek en elkaar bijstand te verlenen bij het doen nakomen van toepasselijke vereisten en procedures voor de melding van een datalek.

Q-Top is niet verplicht tot het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de toezichthoudende authoriteit en/of de betrokkenen.

Indien de verwerkingsverantwoordelijke daartoe verplicht is, zal Q-Top na een daartoe redelijk gegeven verzoek zijn medewerking verlenen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een daarop volgende voorafgaande raadpleging zoals bedoeld in artikel 35 en 36 Avg.

Q-Top heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in rekening te brengen bij de verwerkingsverantwoordelijke.

Art. 9 – Einde overeenkomst

Q-Top zal, bij beeindiging van de verwerkersovereenkomst, alle persoonsgegevens die hij voor de verwerkingsverantwoordelijke, binnen een termijn conform het wettelijke kader, verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn, of, indien overeengekomen, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen aan de verwerkingsverantwoordelijke.

Q-Top heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in rekening te brengen bij de verwerkingsverantwoordelijke.

Art. 10 – Audit

Tenzij dit wettelijk verboden is, zal Q-Top de klant zo snel als redelijkerwijs mogelijk op de hoogte brengen indien Q-Top of enige van zijn subverwerkers met betrekking tot persoonsgegevens van de klant:

Een vraag, een dagvaarding of een verzoek voor inspectie of audit van een bevoegde overheidsinstantie ontvangt in verband met de verwerking.
Een instructie krijgen die een schending uitmaakt van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming en/of deze overeenkomst.

Q-Top verbindt er zich ook toe om mee te werken, zo snel als redelijkerwijs mogelijk, aan een onderzoeksvraag van de verwerkingsverantwoordelijke met het objectief van deze laatste om de verplichtingen uit de verwerkingsovereenkomst te toetsen.

Art. 11 – DPO – Data Protection Officer

Q-Top stelt een “Data Protection Officer” aan die verantwoordelijk is voor aangelegenheden in verband met privacy en gegevensbescherming. Deze Data Protection Officer kan gecontacteerd worden op: Q-Top bvba, Kiezelweg 6, 3530 Houthalen-Helchteren, +32 11 39 85 50, gdpr@qtop.be.

Art. 12 – Verantwoordelijkheden van de klant

De klant is verantwoordelijk voor de wettigheid van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst.

De klant verklaart en waarborgt dat wanneer hij aan Q-Top persoonsgegevens bezorgt voor verwerking:

De klant de relevante betrokkenen afdoende geïnformeerd heeft over hun rechten en plichten, en in het bijzonder over de mogelijkheid dat Q-Top persoonsgegevens zal verwerken ten behoeve van de klant en in overeenstemming met de instructies van de klant;/p>
De klant bij het verzamelen en verschaffen van dergelijke persoonsgegevens de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming heeft nageleefd
De klant zal alle redelijke maatregelen treffen om de persoonsgegevens up to date te houden teneinde te verzekeren dat de gegevens niet onvolledig of foutief zijn met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze verzameld worden.

Met betrekking tot componenten die de klant voorziet of controleert, met inbegrip van, maar niet beperkt tot werkstations van waaruit men verbinding maakt met de diensten van Q-Top, gebruikte mechanismen voor gegevensoverdracht en aan het personeel van de klant verstrekte bevoegdheden, zal de klant de vereiste technische en organisatorische maatregelen voor gegevensbescherming implementeren en handhaven.